Κυριακή, 31 Αυγούστου 2008

Οι επικεφαλής υπεύθυνοι για το χάσιμο χρόνου

Οι επικεφαλής υπεύθυνοι για το χάσιμο χρόνου
Αιτιες οι πολυαριθμες επαφές «για ασήμαντα θέματα», η συνήθης αλαζονεία και ο μύθος της παντοδυναμίας

Της Χριστινας Δαμουλιανου / xd@kathimerini.gr

Δεν αποτελεί είδηση, βέβαια, ότι ο χρόνος είναι πεπερασμένος και μετρήσιμος και ότι η διαχείρισή του είναι τέχνη που διδάσκεται. Η διαχρονική «είδηση» όμως φαίνεται να είναι ότι έχουμε συνηθίσει να μετράμε την απόδοση και την αποτελεσματικότητα της εργασίας μας σε σχέση με τον χρόνο που της διαθέτουμε και ξεχνάμε ότι το «καύσιμο» δεν είναι τόσο ο χρόνος όσο η ενέργεια που καταναλώνουμε για τους στόχους της εργασίας μας.

Και, όπως μας λένε οι ειδικοί, το «καύσιμο» αυτό το αντλούμε από το σώμα, τα συναισθήματα, το μυαλό και το πνεύμα. Για να μη φτάνουμε λοιπόν σε κατάσταση burnout –υπερεξάντλησης– που έχει αμφίδρομο κόστος για εργαζόμενο και εργοδότη, οι επικεφαλής της εταιρείας «Energy Project» –ο κ. Tony Schwartz, συγγραφέας του βιβλίου «The Power of Full Engagement: Managing Energy not Time» και η κ. Catherine McCarthy– μας συνιστούν να αλλάξουμε το «τελετουργικό» της καθημερινής εργάσιμης ζωής μας, υιοθετώντας συνειδητά στάσεις και πρακτικές που ανανεώνουν τις «πήγες» ενέργειας. Για την πηγή «σώμα», μας λένε να μην τραβάμε τις αντοχές του στα άκρα, αλλά να κάνουμε χρονικές διακοπές στην εργασία για την αποκατάσταση της φυσικής ενέργειάς του. Να απορρίπτουμε τον ρόλο του θύματος και αντ’ αυτού «να φορέσουμε τα γυαλιά της αισιοδοξίας και να ξαναδούμε τα γεγονότα που μας έχουν προκαλέσει τα αρνητικά συναισθήματα». Να μην αφήνουμε την τεχνολογία να διασπά διαρκώς την πνευματική ενέργειά μας. Και, τέλος, να παίρνουμε μέρος σε δραστηριότητες που δίνουν σκοπό, νόημα και που προωθούν την πνευματική ενέργεια.

Αναφέρουν δε επώνυμες εταιρείες, οι οποίες εφάρμοσαν σχετικά προγράμματα διαχείρισης ενέργειας και είχαν θετικά αποτελέσματα σε μετρήσιμα οικονομικά μεγέθη, βελτίωση σχέσεων με τους πελάτες, αύξηση παραγωγικότητας και προσωπικής ικανοποίησης. Με την προϋπόθεση, βέβαια, ότι ο ηγέτης της επιχείρησης είναι ο πρώτος που θα υιοθετήσει και θα υποστηρίξει την εφαρμογή του νέου αυτού «τελετουργικού». Κάτι που προφανώς το προσυπογράφει και η Harvard Business Review, που δημοσιεύει τις σχετικές πληροφορίες. Ο πολυπράγμων και ειδικός του μάνατζμεντ, δρ R. Alec Mackenzie, στο πάντα επίκαιρο βιβλίο του «Τhe Time Trap - managing your way out» κατηγορεί τον διευθυντή ότι προκειμένου να λύσει εκείνος το δικό του πρόβλημα χρόνου το κάνει σε βάρος του χρόνου της ομάδας. Κάτι που το χαρακτηρίζει «καθαρή ανοησία» και «μέθοδο αυτοκαταστροφής». Ο συγγραφέας, έμπειρος ανατόμος του προβλήματος, επισημαίνει λοιπόν ότι ο πρώτος συνήθης «ύποπτος» είναι ο ίδιος ο διευθυντής.

«Μποτιλιαρίσματα»

Και επειδή η απώλεια του χρόνου δημιουργεί «μποτιλιαρίσματα» –με επιπτώσεις σε όλα τα επίπεδα της ομάδας– υπογραμμίζει ότι το μποτιλιάρισμα είναι σύνηθες φαινόμενο της κορυφής… Αναφέρει δε και ως αξίωμα ότι τίποτα δεν φανερώνει περισσότερο στους υφισταμένους τι είναι σημαντικό για τον διευθυντή όσο ο τρόπος που χρησιμοποιεί ο ίδιος τον δικό του χρόνο.

Σημαντικές έρευνες που έχουν γίνει για τους λόγους απώλειας του χρόνου αποκαλύπτουν ότι μεσαία και κατώτερα στελέχη –«με περισσή ειλικρίνεια»– έχουν αναφέρει τους διευθυντές ανάμεσα στους κυριότερους λόγους. Αιτίες οι πολυάριθμες επαφές «για ασήμαντα θέματα», η προκατάληψη που πολλοί έχουν με τη λεπτομέρεια και η σπατάλη χρόνου για να ελέγχουν την εργασία του υφισταμένου. Υπάρχει βέβαια –και επιβιώνει– η συνήθης αλαζονεία και ο μύθος της παντοδυναμίας. Που κάνει τον διευθυντή να πιστεύει ότι όλοι χρειάζονται τη βοήθειά του. Αλλες αιτιάσεις, πάλι, αναφέρονται «στον διευθυντή που ποτέ δεν τον βρίσκεις όταν τον χρειάζεσαι» ή στον διευθυντή που ανατρέπει διαρκώς τις προτεραιότητές τους με έναν κατάλογο νέων εργασιών, που συχνά δεν έχουν καμία σχέση με τις προηγούμενες.

Στα μεγάλα διευθυντικά «αμαρτήματα» που ευθύνονται για την απώλεια χρόνου εξέχουσα θέση κατέχουν οι ελλιπείς οδηγίες. Είτε είναι προφορικές είτε γραπτές. Που σημαίνει κακής ποιότητας επικοινωνία. Οταν μια οδηγία δίνεται «στα πεταχτά», είτε είναι κακοδιατυπωμένη ακριβώς γιατί δεν υπάρχει χρόνος, γίνεται αιτία απώλειας πολύ περισσότερου χρόνου για διορθώσεις, επεξηγήσεις, αποσαφηνίσεις κ.λπ.

Η έλλειψη ευαισθησίας του διευθυντή για τον χρόνο του υφισταμένου –όταν χωρίς τύψεις τον αφήνει να περιμένει έξω από το γραφείο του– γίνεται «μπούμερανγκ». Γιατί μια τέτοια ευαισθησία όχι μόνο είναι «μεταδοτική», αλλά και διδάσκεται. Εμπίπτει, επιπλέον, στην ευθύνη του διευθυντή να καθοδογήσει σχετικά τους υφισταμένους του. Περιέργως, έχει παρατηρηθεί ότι η ευαισθησία αυτή αναδύεται στον διευθυντή όταν διακόπτει την εργασία ενός εργάτη. Γιατί τότε προσμετράται ως κόστος εργατοώρας. Το ότι όμως ο υφιστάμενος –στέλεχος– αμείβεται πολλαπλάσια από τον εργάτη δεν φαίνεται να μετράει για τον διευθυντή.

Αμαρτήματα

Μερικά από τα «αμαρτήματα» λοιπόν που ζητούν θεραπεία είναι οι επιπτώσεις από τον χρόνο που χάνει ο ίδιος ο προϊστάμενος να μην επηρεάζει αρνητικά τη διαχείριση του χρόνου των υφισταμένων του. Να μην αναθέτει στους υφισταμένους αυτά που ο ίδιος δεν πρέπει να κάνει όταν εκείνοι είναι ήδη υπερφορτωμένοι, είτε αποτελούν τον τελευταίο κρίκο της ανάθεσης .

Στις συμβουλές που δίνει ο πάντα επίκαιρος dr Mackenzie επισημαίνει ότι η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου πρέπει να είναι κοινός στόχος σε επίπεδο εταιρείας. Ιδιαίτερα για την περίπτωση που οι υφιστάμενοι εκφράζουν παράπονα για τις διακοπές εκ μέρους των διευθυντών τους, ο συγγραφέας αναφέρει ότι θα πρέπει να ενθαρρύνονται «να διαχειρισθούν τον διευθυντή τους». Δηλαδή, να τον πείσουν να προτείνει ο ίδιος μια τεχνική, ώστε αφού ο υφιστάμενος προκαθορίσει με σαφήνεια τους στόχους και τις προτεραιότητές του, τότε από κοινού με τον διευθυντή να συναποφασίζουν ποια από τις προτεραιότητες πρέπει να μείνει πίσω σε περίπτωση που η διακοπή στοιχίζει απώλεια χρόνου για τον υφιστάμενο. «Αντί λοιπόν τα στελέχη να επαναστατούν είτε να υποκύπτουν στην απώλεια του χρόνου τους εξαιτίας του διευθυντή, καλύτερα θα ήταν να την έχουν προβλέψει…».


ΠΗΓΗ : ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ

31.8.08

Δεν υπάρχουν σχόλια:

ShareThis